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智慧预约系统
一、系统概述
1.1 预约系统简介
智慧预约系统是基于学校空间合理利用而设计,将新媒体预约系统与智慧班牌系统结合起来,为智慧教室的建设提供强劲动力。
智慧预约系统主要由微信端、智慧班牌、管理平台设备组成,可对校园空间、教学工作进行全面智能化管理。
智慧预约系统可实现会议、教学方面对学校空间(多媒体教室、会议室)进行预约申请使用,申请人可通过微信端或智慧班牌端进行预约,系统实现消息通知、预约审批、参会确认、门禁管理、签到、签退、班牌展示、记录查看等一系列功能,使学校预约系统更加智能、透明、可查,提高会议效率,推进智慧教室的建设与落成。
1.2 预约系统特点
l 全方位一体化智能场景预约管理
l 系统支持消息实时推送至微信端
l 系统可对预约、审批、参会信息管理统计
l 系统可实现校园设备报修,一键智能管理
l 系统使得预约流程简捷化
1.3 系统整体设计说明
智慧预约系统主要是为了更好的对学校空间进行管理,给学校提供一个智能化管理平台。从申请人预约申请→消息推送→管理员审批→参会人员通知→门禁开启→会前考勤→会议信息展示→结束会议整个预约流程全程监控,通过平台数据统计,申请人、审批人、参会人可实时查看自己的相关记录,简化预约流程,减轻管理人员负担。
二、需求分析
2.1痛点分析
传统的会议预约、教室预约存在如下问题:
1、场所利用率不高:人工进行会议预约安排,会议室及教室利用率不高,安排时间不合理。
2、人工通知费时费力:会议开始前,通过人工对参会人员进行电话通知,操作流程繁琐。
3、人工签到准确性不高:会议开始,人工进行点名或签到签退,无法保证准确性,浪费大量人力物力。
4、迟到、早退现象:参会人员在会期间,会议无法确认参会人员是否存在迟到、早退现象。
5、记录无统一管理:会议记录无法实时统计与分析,无法查看会议数据。
2.2需求分析
随着智慧校园在学校的普及,为会议预约、教学预约带来了新的手段和方式。近年来,智慧会议在学校教育中被越来越多地运用,它的重要性日渐凸显。现对校园对智慧预约系统的应用需求进行如下分析:
学校管理者需要建立一套全网的信息化工具——智慧预约系统,来解决外访人员预约、预约记录等问题。
缩短管理员的参会通知和会议确认的时间,同时保证校园安保要求,实现方便快捷、闭环的全业务系统需求。
智能化的预约系统,可以实现诸多效益价值,同时给学校老师、访客更丰富友好的体验感,从而更好地实现学校对外的智慧化形象。
三、解决方案
3.1预约系统管理流程
3.1.1会议预约流程
当学校召开会议、内部培训等工作需要申请会议室时,可以通过在微信端的智慧预约系统进行申请。具体操作流程如下:
1) 申请人通过关注客户微信公众号,进入预约系统页面;
2) 在会议预约申请界面下,填写相关信息,然后提交;
3) 提交预约申请后,微信推送通知管理员,提醒审批;
4) 管理员点击审批信息进行审核确认;
5) 确认无误,系统通过微信推送审批成功信息给申请人,同时推送参会信息通知相应的参会人员;
6) 会议开始前,管理员开启预约教室的门禁,等待人员考勤签到;
7) 会中,被预约教室展示当前教室进行的会议内容、会议时长,提醒其他人员该房间正被使用;
8) 会议结束后,点击班牌签退,点击可查看考勤详情。
3.1.2教学预约流程
当学校召开公开课、占用教室等工作时,需要申请教室,可以通过智慧预约系统——微信端申请教室,具体操作流程如下:
1)申请人通过关注客户微信公众号,进入预约系统页面;
2)在教学预约申请界面下,填写相关信息,然后提交,教学预约无需审批;
3)课程开始前,管理员开启预约教室的门禁,等待人员考勤签到;
4)课程进行时,被预约教室展示当前教室进行的课程内容、课程时长,提醒其他人员该房间正被使用;
5)课程结束后,点击班牌签退,点击可查看考勤详情。
3.2预约系统功能
智能访客管理系统主要由预约微信端、智慧班牌端、管理平台端组成,系统相关功能列表如下:
3.2.1预约申请应用
1、会议预约
微信端预约:申请人登录智慧预约系统,选择会议室预约,填写会议室申请单:选定可预约的时间、可预约的会议室,填写会议主题、会议简介、参会人员等信息,填写成功,等待审批。
微信端审批:审批人微信端收到会议审批消息通知,可直接点击审批,根据实际情况选择拒绝或同意,拒绝需填写拒绝原因。
班牌端预约:在班牌首页选择会议预约,完成填写会议信息→选择参会人员→选择会议时间、地点,即可进行预约申请,待审批消息推送至管理员微信端,管理员统一审批,预约申请成功。
2、教学预约
微信端预约:申请人登录智慧预约系统,选择教学预约,填写教学申请单:选择可预约的时间、可预约的教室,填写教学主题、教学班级等信息。
教学申请无需审批,系统自动判断教室是否可用,可用情况下即可进行教室预占。
2、教学预约
微信端预约:申请人登录智慧预约系统,选择教学预约,填写教学申请单:选择可预约的时间、可预约的教室,填写教学主题、教学班级等信息。
教学申请无需审批,系统自动判断教室是否可用,可用情况下即可进行教室预占。
3.2.2消息推送应用
1、预约审批通知
申请人在微信端、班牌端进行会议申请后,系统会将申请消息推送给审批人,审批人可针对管理房间的申请进行同意和拒绝处理,拒绝后房间将不会被预占。
2、审批结果通知
审批人对会议室申请项目成功审批后,审批结果的消息会实时推送给申请人,申请人可及时了解申请进度,方便会议工作的顺利推进。
3、参会消息通知
会议室经过审批后,会议选定的参会人员会收到相应的参会通知,无法参加人员也可在微信端进行请假,最终所有参会人员的出席情况会推送给申请人,无需一个个统计、汇总,提高会议效率。
4、设备报修通知
使用会议室时,发现申请的会议室有设备出现故障,可在班牌端进行设备保修,填写报修项目,提交成功后,管理员会收到设备报修消息,可安排第一时间进行设备处理。
3.2.3考勤管理应用
会议开始前,参会人员在会议室班牌端通过身份验证,实现会议/教学签到。身份验证方式包括:刷卡签到、人脸签到、指纹签到三种方式。考勤数据将进行统计并显示在班牌端,考勤状态分为正常、请假、迟到、缺勤四种情况。
3.2.4班牌展示应用
班牌端展示会议室使用状态、预约安排表、正在进行的会议主题、组织者、会议进行时长等信息。
3.2.5记录查看应用
1、微信端查看
审批记录:管理员可查看自己的审批记录。
申请记录:申请者可查看申请记录。
参会记录:参会者可查看参加的会议记录。
2、班牌端查看
学校所有预约查看:可查看当前日期前后15日的预约,方便教师申请时判断教室的预占情况。
我的预约:可查看个人发起的所有会议/教学预约记录,方便信息查询。
我参加的:可查看个人参加的所有会议/教学参会记录,方便信息查询。
3.2.6信息发布应用
通知公告可由管理员在管理平台进行编辑发布,发布的通知公告将实时在班牌端展示。
3.2.7设备报修应用
在使用预约教室的过程中,发现有设备破损情况,可在班牌端首页点击一键报修,报修消息实时推送至管理员微信端,管理员可第一时间安排处理。
3.2.8门禁管理应用
借助互联网,教室电子锁与班牌端实时互联,实现教室门禁管理。系统将自动配置门禁权限给组织者、参与人员。组织者、参与的师生通过在班牌端刷卡、人脸识别等方式,进行身份验证,身份识别通过后,电子锁将自动打开,实现门锁智能开启。
活动开始后,电子锁自动落锁,人员通过刷卡等方式,开启门禁,电子锁开启,实现人员进出管理。
3.2.9管理平台应用
预约系统管理平台打通智慧班牌、微信端的数据端,可对系统进行设置和管理,共分为八大模块:考勤设置、审批设置、设备管理、人员分组、通知公告、预约查看、预约统计、预约记录。
1、考勤设置
管理员可在管理平台上,设置会议/教学的考勤签到时间和签退时间,可选择10分钟、20分钟、30分钟。
2、审批设置
管理员可按楼栋名称、房间类型设置审批人,同一楼栋/同一类型仅可设置一个审批人。
3、设备管理
管理员可针对不同房间增加设备,方便设施统一管理。
4、人员分组
所有人员可在我的小组增加小组人员,超级管理员、预约系统管理员可增加公共小组,公共小组全校教师申请时都可用。
5、通知公告
可针对所有预约班牌、指定楼栋、类型房间的班牌发布通知,发布记录所有人均可查看,但仅可修改、删除、置顶自己发布的通知。
6、预约查看
教师可根据类型查看自己发布或参加的会议/教学预约,方便对预约信息进行查询查看。
7、预约统计
管理员可根据楼栋类型查看不同类型房间的预约情况,对于不常用区域、常用区域进行归类划分,合理配置空间。
8、预约记录
可按申请时间、房间类型、地点、组织者筛选查看学校所有房间的预约情况,支持下载查询到的内容。
四、系统优势
l 智慧预约系统的实时互动系统,减少了不必要人力物力,节省会务费用,会务时间,解决会务成本问题。
l 智慧技术给参会人员提供了更加直观的视觉和听觉效果,提高沟通和学习效率。
l 无缝对接已有智能卡系统,支持“脸、卡、指纹并用”。
l 云端管理系统,记录实时的签到记录与通行记录。
l 班级会议信息家长随时随地通过手机微信端进行查看,实时与班级教师互动,了解学生在校会议参加情况。
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